Служебная записка на выпуск и отмену доверенностей инструкция пользователей

1. Вы инициатор служебной записки на выпуск или отмену доверенности – Роль инициатор

Вы несете ответственность за полноту и достоверность сведений, содержащихся в служебной записке и представленных с ней документов.

1.1. Создайте документ в системе (создайте служебную записку), нажмите на кнопку Создать. В выпадающем списке выберите пункт Служебная записка.

1.2. В открывшейся карточке заполните поля с основной информацией о документе. В строке «Вид документа» в выпадающем списке выберите какую служебную записку вы оформляете:

-СЗ на доверенность

-СЗ на доверенность нотариальную

-СЗ на доверенность для получения ТМЦ

-СЗ на доверенность машиночитаемую

-СЗ на отмену доверенности

-СЗ на отмену машиночитаемой доверенности

Важно: от выбора вида документа зависит маршрут по этапам регламента. В случае неверного выбора вида документа, СЗ пойдет по некорректному маршруту и будет возвращена на доработку инициатору на этапе, который выявит ошибку, что приведет к увеличению сроков получения или отмены доверенности.

В содержание внесите ФИО работника, на которого оформляется СЗ. В строке «Адресат» введите ФИО ректора Университета. Для заполнения данных выберите документ из шаблона. Нажмите на кнопку Создать из шаблона, выберите шаблон Служебная записка о выдаче доверенности.

Внимание: для оформления доверенности для получения ТМЦ, СЗ должна быть подана не позднее, чем за 2 рабочих дня до предполагаемой даты получения товарно-материальных ценностей от контрагента.

Нажмите на кнопку Сохранить, служебной записке автоматически присвоится регистрационный номер.

1.3. После сохранения версия документа станет доступной для редактирования. Откройте версию документа, заполните служебную записку. Сохраните документ.

1.4. Перейдите к карточке документа в системе, отправьте документ на согласование по регламенту для дальнейшего рассмотрения ответственными подразделениями (для этого на панели действий нажмите на кнопку Отправка, выберите На согласование по регламенту).

1.5. В открывшейся карточке задачи на согласование по регламенту, заполните строку Дополнительный согласующий* (укажите курирующего проректора). В строке На подпись укажите Протопопов А.В. (ректор Университета, подписант документа) и нажмите на кнопку Отправить.

После отправки СЗ на согласование и обработки документа ответственным подразделением, вам придет уведомление о дальнейших действиях или уведомление о рассмотрении документа. В случае необходимости дополнительного уточнения информации по СЗ, ответственное за подготовку или отмену доверенности подразделение, может связаться с вами любым удобным способом, постарайтесь быть на связи и оперативно выполнять рекомендации работников, это ускорит процесс согласования, выдачи или отмены доверенности.

Обратите внимание: на вкладке Регламент вы можете посмотреть все предстоящие этапы пути служебной записки в соответствии с выбранными параметрами и заполненными полями в п.п. 1.2-1.5.

2. Вы согласующий руководитель – Роль обязательный согласующий

Вам на согласование пришла служебная записка на выпуск или отмену доверенности. Откройте документ, ознакомьтесь с документом. На данном этапе вы подтверждаете необходимость полномочий для работника, соответствующих виду доверенности или необходимость их окончания:

-если у вас отсутствуют замечания к документу, нажмите на кнопку Согласовать,

-если вы считаете, что документ должен быть отредактирован инициатором служебной записки, в примечании укажите подробную причину доработки и нажмите кнопку На доработку,

-если вам нужно отказать инициатору в согласовании документа, в примечании пропишите причину отказа в согласовании, дополнительно введите текст «Прошу прекратить согласование документа» и нажмите кнопку На доработку

3. Вы курирующий проректор подразделения сотрудника, на которого оформляется служебная записка - Роль обязательный согласующий

-если у вас отсутствуют замечания к документу, нажмите на кнопку Согласовать,

4. Вы работник юридического отдела – Роль исполнитель

Вам пришло задание на подготовку доверенности, организацию встречи с нотариусом или выполнение ряда мероприятий по отмене доверенности. Выполните задание в соответствии с действиями, отображенными в регламенте , утвержденным Приказом от 06.11.2019г. № 760 осн. РЕГЛАМЕНТ ОФОРМЛЕНИЯ, ВЫДАЧИ, УЧЕТА, РЕГИСТРАЦИИ И ОТМЕНЫ ДОВЕРЕННОСТЕЙ В ФГБОУ ВО КРАСГМУ ИМ. ПРОФ. ВОЙНОЯСЕНЕЦКОГО МИНЗДРАВА РОССИИ, нажмите на кнопку Выполнить. После выполнения этапа, инициатор СЗ получит уведомление о рассмотрении документа.

5. Вы подписант документа (ректор Университета) – Роль подписывающий

Вам пришла служебная записка на подписание. Документ подписывается ЭЦП:

-если у вас отсутствуют замечания к документу, подпишите документ, нажмите на кнопку Подписать,

-если вы отказываете в подписании документа, нажмите на кнопку Отказать,

-если вы считаете, что документ требует доработки, подробно в примечании опишите причину доработки и нажмите кнопку На доработку.

6. Вы работник Управления бухгалтерского учета и отчетности - Роль исполнитель

Вам в работу поступит СЗ в случае если инициатором выбран вид документа:

-СЗ на доверенность для получения ТМЦ

Выполните задание в соответствии с действиями, отображенными в регламенте , утвержденным Приказом от 06.11.2019г. № 760 осн. РЕГЛАМЕНТ ОФОРМЛЕНИЯ, ВЫДАЧИ, УЧЕТА, РЕГИСТРАЦИИ И ОТМЕНЫ ДОВЕРЕННОСТЕЙ В ФГБОУ ВО КРАСГМУ ИМ. ПРОФ. ВОЙНОЯСЕНЕЦКОГО МИНЗДРАВА РОССИИ, нажмите на кнопку Выполнить. После выполнения этапа, инициатор СЗ получит уведомление о рассмотрении документа.

7. Вы начальник отдела информационной безопасности – роль исполнитель

Вам в работу поступит СЗ в случае если инициатором выбраны следующие виды документа:

-СЗ на доверенность машиночитаемую

-СЗ на отмену машиночитаемой доверенности

Выполните задание в соответствии с действиями, отображенными в (в разработке), нажмите на кнопку Выполнить. После выполнения этапа, инициатор СЗ получит уведомление о рассмотрении документа.

8. Вы работник общего отдела – роль исполнитель

Вам в работу поступит СЗ в случае если инициатором выбран вид документа «СЗ на отмену доверенности» после того, как работник юридического отдела подготовит приказ на отмену доверенности (в случае необходимости), для ознакомления работника с Приказом. В соответствии с Приказом от 06.11.2019г. № 760 осн. РЕГЛАМЕНТ ОФОРМЛЕНИЯ, ВЫДАЧИ, УЧЕТА, РЕГИСТРАЦИИ И ОТМЕНЫ ДОВЕРЕННОСТЕЙ В ФГБОУ ВО КРАСГМУ ИМ. ПРОФ. ВОЙНОЯСЕНЕЦКОГО МИНЗДРАВА РОССИИ ответственность за организацию ознакомления возлагается на управление делами. При невозможности ознакомления сотрудниками управления делами составляется соответствующий акт.

Выполните задание (ознакомьте работника с приказом или составьте акт о невозможности ознакомления) и нажмите на кнопку Выполнить. После выполнения этапа, работники юридического отдела получат уведомление о подписании приказа или о составленном акте; инициатор СЗ получит уведомление о рассмотрении документа.